Notre engagement concernant la protection de vos renseignements personnels

Concevoir un espace, c’est entrer dans l’intimité de ceux qui l’habitent. Nos projets nous amènent à franchir le seuil de résidences et de lieux d’affaires, à photographier des pièces, à relever des mesures, à discuter de budgets et parfois de contraintes très personnelles. Cette proximité crée une obligation que nous prenons au sérieux. Le présent document expose sans détour quels renseignements nous recueillons à votre sujet, pourquoi nous en avons besoin, à qui ils sont transmis dans le cadre de la réalisation de vos projets, et de quels moyens vous disposez pour en garder la maîtrise. Nos pratiques respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (RLRQ, c. P-39.1) et les obligations issues de la Loi 25.

Ce que recouvre la notion de renseignement personnel

La loi désigne ainsi toute donnée qui permet de remonter jusqu’à une personne physique, que ce soit de façon évidente ou par recoupement. Votre patronyme entre dans cette catégorie, votre adresse de résidence aussi, tout comme un numéro de téléphone ou une adresse courriel. Certaines de ces données sont dites sensibles : ce sont celles dont la divulgation exposerait particulièrement la personne concernée, soit par leur nature même, soit à cause du contexte dans lequel elles circulent. Une précision utile : notre responsabilité s’arrête aux frontières de nos propres services. Les plateformes externes vers lesquelles nous pourrions pointer un lien fonctionnent selon leurs propres règles, sur lesquelles nous n’avons aucune prise. Prenez le temps de les consulter avant de leur transmettre quoi que ce soit.

Les renseignements que nous détenons

Selon la nature de nos échanges et l’avancement de votre projet, notre dossier vous concernant peut contenir :

• Ce qui permet de vous joindre et de vous identifier : nom, courriel, téléphone, adresse de résidence ou d’entreprise, etc.
• L’adresse et les caractéristiques du lieu visé par le projet, ainsi que les relevés, mesures et plans qui s’y rapportent,
• Les photographies et vidéos prises lors des visites et pendant l’exécution des travaux,
• L’enveloppe budgétaire dont vous disposez et, le cas échéant, les renseignements liés au financement du projet,
• Vos préférences, habitudes de vie et exigences particulières, dans la mesure où elles orientent la conception,
• Les renseignements nécessaires à la facturation, aux dépôts et au suivi comptable,
• Les traces laissées par votre passage sur notre site : adresse IP, navigateur utilisé, pages visitées, etc.

Nous appliquons un principe simple à toutes ces collectes : ne demander que le strict nécessaire. Un renseignement dont nous n’avons pas l’usage est un renseignement que nous ne réclamons pas. Nos services ne visent par ailleurs pas les personnes mineures et nous ne sollicitons pas sciemment leurs renseignements.

D’où proviennent ces renseignements

L’essentiel vient de vous, directement : un formulaire rempli, un courriel, une rencontre de démarrage, une visite des lieux, les documents que vous nous remettez. Une partie est produite par nous au fil du projet : relevés, croquis, photographies de chantier, comptes rendus de rencontres, etc. Une autre s’accumule sans intervention de votre part, par le simple fait de la navigation sur notre site. C’est le rôle des témoins, décrit à la rubrique suivante. Il peut enfin arriver qu’un renseignement nous parvienne par un tiers (un entrepreneur déjà mandaté, un gestionnaire d’immeuble, un membre de votre entourage impliqué dans le projet), nous ne l’intégrons à nos dossiers que si vous y avez consenti ou si un fondement légal l’autorise.

Témoins de navigation et mesure d’audience

Un témoin, ou « cookie », est un fichier texte de taille minime que votre navigateur enregistre lorsqu’il consulte une page. Certains disparaissent dès que vous fermez l’onglet; d’autres survivent jusqu’à leur date d’expiration ou jusqu’à ce que vous les effaciez vous-même. Nous en utilisons de deux ordres. Les premiers sont indispensables au fonctionnement du site et à la mémorisation de vos préférences d’affichage. Les seconds servent à mesurer la fréquentation, à comprendre quelles réalisations retiennent l’attention et à corriger ce qui fonctionne mal. Cette seconde catégorie n’est jamais activée d’office. Un bandeau vous est présenté dès votre arrivée pour recueillir votre décision, et rien ne vous empêche de revenir sur celle-ci par la suite. Refuser ne vous ferme aucune porte, même si certaines commodités d’affichage peuvent en pâtir. Vous conservez par ailleurs la possibilité de régler votre navigateur pour bloquer les témoins ou vous alerter à chaque dépôt.

Le rôle de votre consentement

Notre règle de base : rien ne se fait sans votre accord. Cet accord doit être donné librement, en connaissance de cause, et pour des finalités énoncées clairement plutôt que noyées dans un texte fourre-tout. La loi ménage quelques exceptions, notamment lorsqu’une décision judiciaire ou une obligation réglementaire nous contraint à agir. Ces cas restent marginaux. En nous écrivant, en soumettant un formulaire ou en nous confiant un projet, vous acceptez que vos renseignements soient traités selon les modalités décrites ici. Si vous nous transmettez des renseignements concernant une autre personne (un conjoint, un colocataire, un locataire, un employé occupant les lieux), nous partons du principe que vous disposez de l’autorisation nécessaire pour le faire. Votre accord n’est pas irrévocable : vous pouvez le retirer quand bon vous semble, sous réserve des engagements contractuels ou légaux qui subsisteraient. La marche à suivre figure en fin de document.

L’usage que nous en faisons

Vos renseignements servent exclusivement aux fins énumérées ci-dessous :

• Concevoir, planifier et coordonner votre projet de design ou d’architecture,
• Répondre aux demandes d’information et préparer des estimations et propositions de service,
• Solliciter des soumissions auprès des entrepreneurs et fournisseurs appelés à réaliser les travaux,
• Assurer la coordination du chantier et le suivi de son avancement,
• Émettre les factures, percevoir les sommes dues et tenir notre comptabilité,
• Entretenir la relation d’affaires et assurer le service après-projet,
• Acheminer nos communications à ceux qui ont demandé à les recevoir,
• Satisfaire à nos obligations légales, fiscales, professionnelles et réglementaires.

Toute autre utilisation supposerait soit votre accord préalable, soit une autorisation expresse de la loi.

La diffusion des photographies de vos réalisations

Les images de projets achevés constituent l’essentiel de notre portfolio et de notre présence en ligne. Aucune photographie de votre propriété n’est publiée sur notre site, nos réseaux sociaux ou nos documents promotionnels sans votre autorisation préalable. Cette autorisation est distincte du contrat de service : accepter nos services n’emporte pas acceptation de la diffusion. Lorsque vous y consentez, nous nous abstenons de divulguer l’adresse exacte des lieux et veillons à ce qu’aucun élément permettant d’identifier les occupants (courrier, photographies personnelles, documents, etc.) n’apparaisse à l’image. Vous pouvez retirer votre autorisation à tout moment, nous retirerons alors les images de nos plateformes, étant entendu que nous n’avons aucune prise sur les copies qu’un tiers aurait pu enregistrer entre-temps.

Nos partenaires de chantier et sous-traitants

Un projet de design ou d’architecture ne se réalise pas seul. Sa concrétisation suppose l’intervention d’entrepreneurs généraux, de menuisiers, d’ébénistes, d’électriciens, de plombiers, de peintres, de fournisseurs de matériaux et d’autres corps de métier selon la nature des travaux. Ces intervenants ont nécessairement besoin de certains de vos renseignements : votre nom, l’adresse du chantier, un numéro de téléphone pour coordonner les accès, ainsi que les plans et devis nécessaires à l’exécution de leur portion des travaux. Sans ces renseignements, aucun projet ne peut avancer. Nous encadrons ces transmissions selon trois règles. D’abord, chaque intervenant ne reçoit que ce que sa portion des travaux exige (un menuisier n’a pas à connaître votre enveloppe budgétaire globale, pas plus qu’un fournisseur n’a besoin de vos coordonnées personnelles s’il livre à notre attention). Ensuite, nos ententes avec ces partenaires comportent des obligations de confidentialité les liant au même standard que celui que nous nous imposons. Enfin, nous vous informons des intervenants appelés à intervenir chez vous et nous ne transmettons pas vos coordonnées à des tiers étrangers à votre projet. Ces partenaires demeurent responsables des renseignements qu’ils détiennent et des obligations que la loi leur impose de leur côté.

Les autres tiers appelés à y accéder

À l’interne, l’accès est restreint aux personnes dont le travail l’exige concrètement. À l’externe, en plus des intervenants de chantier, certains prestataires participent au fonctionnement de l’entreprise :

• L’hébergeur de notre site Internet et le fournisseur de nos noms de domaine,
• Le fournisseur de messagerie et de bureautique infonuagique,
• Les outils de mesure de fréquentation et de gestion du consentement,
• La plateforme d’envoi de nos communications,
• Les services de paiement, le cabinet comptable et nos conseillers professionnels.

Chacune de ces relations est encadrée contractuellement, et nous ne transmettons que ce dont le prestataire a besoin pour accomplir sa tâche. À cela s’ajoutent les communications qu’une autorité compétente serait en droit d’exiger. 

Où ces renseignements sont hébergés

Les serveurs qui abritent nos données ne se trouvent pas tous en territoire québécois. Une partie est située ailleurs au Canada, une autre aux États-Unis, où opèrent notamment nos outils de bureautique, de mesure d’audience et de diffusion de communications. Chaque fois qu’un transfert hors Québec est envisagé, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et exigeons de notre vis-à-vis des engagements contractuels garantissant un niveau de protection adéquat. En clair : le lieu de stockage change, le niveau d’exigence, non.

Ni décision automatisée, ni profilage

Aucune décision vous concernant n’est prise par un système fonctionnant seul, sans intervention humaine. Notre site ne comporte pas davantage de mécanisme destiné à vous identifier, vous géolocaliser ou dresser votre profil. Si une telle fonctionnalité devait un jour y être intégrée, elle serait signalée explicitement et livrée désactivée, à charge pour vous de l’autoriser ou non.

Combien de temps nous les conservons

Un renseignement qui a rempli son office n’a plus de raison d’occuper nos dossiers. Nous les conservons donc le temps nécessaire aux finalités décrites plus haut, augmenté des délais que nos obligations légales, fiscales et professionnelles nous imposent. Concrètement, une demande d’information restée sans suite ne survit que peu de temps. À l’inverse, les plans, devis et pièces contractuelles d’un projet réalisé sont conservés plus longtemps : ils peuvent devoir être produits en cas de litige, de réclamation liée à un vice de construction ou de travaux ultérieurs sur les mêmes lieux. Passé l’échéance applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou dépouillés de tout élément identifiant.

Les mesures qui les protègent

La confidentialité ne se décrète pas, elle s’organise. Nous combinons trois familles de mesures : techniques, organisationnelles et physiques. Sur le plan technique, les échanges avec notre site sont chiffrés, nos accès reposent sur des mots de passe robustes doublés d’une authentification à deux facteurs, et nos systèmes font l’objet de mises à jour suivies. Sur le plan organisationnel, les droits d’accès sont attribués au cas par cas, les partages avec les intervenants de chantier sont limités au nécessaire, et nos ententes comportent des clauses de confidentialité. Sur le plan physique, les dossiers papier, échantillons annotés, plans imprimés et supports de sauvegarde sont rangés à l’abri des regards et des accès non autorisés. Lorsque vous nous écrivez ou remplissez un formulaire, nous n’exploitons de votre message que ce qui est utile pour y répondre.

En cas d’incident de confidentialité

Aucun dispositif n’est infaillible. Si un incident venait à toucher des renseignements que nous détenons, notre réaction serait immédiate : limiter la portée de l’incident, en circonscrire les effets, puis colmater ce qui l’a rendu possible. Lorsque le risque de préjudice sérieux est établi, la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées en sont informées, conformément aux exigences légales. Un registre des incidents est tenu à jour.

Les droits que la loi vous reconnaît

Vous n’êtes pas spectateur du traitement de vos renseignements. Vous pouvez :

• Consulter les renseignements que nous détenons à votre sujet,
• En exiger la correction lorsqu’ils sont inexacts, incomplets ou prêtent à confusion,
• Revenir sur un consentement précédemment donné, y compris celui relatif à la diffusion de photographies,
• Récupérer les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, dans un format structuré et couramment employé, ou demander qu’ils soient transmis à un autre organisme,
• Demander qu’un renseignement cesse d’être diffusé ou qu’un lien y menant soit désindexé, dans les situations que prévoit la loi,
• Obtenir, le cas échéant, des explications sur une décision issue d’un traitement automatisé et faire valoir vos observations.
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Exercer un droit ou déposer une plainte

Une seule adresse pour tout : celle de la personne responsable, indiquée en fin de cette page. Nous vous répondrons dans les trente jours suivant la réception de votre demande. Une vérification d’identité pourra être requise avant que nous y donnions suite, précisément pour éviter qu’un tiers n’obtienne vos renseignements à votre place. Si notre traitement de votre demande vous laisse insatisfait, vous n’êtes pas sans recours : la Commission d’accès à l’information du Québec peut être saisie du dossier (www.cai.gouv.qc.ca).

Évolution de ce document

Nos outils changent, la réglementation aussi. Cette politique sera donc ajustée au fil du temps. La version qui fait foi est celle publiée sur notre site, datée en dernière ligne. Une relecture occasionnelle vous permettra de rester au fait des changements significatifs.

Nous joindre

Toute question, demande d’accès ou plainte relative à vos renseignements personnels doit être adressée à :

Tommy Vigneault – Directeur et responsable de la protection des renseignements personnels Québec Designer.

Version en vigueur depuis le 1er janvier 2026.